Dicas para reuniões eficientes

Para ganhar eficiência, as empresas estão contratando condutores de reuniões. Acredite, dá para aprender alguma coisa com eles

Ana Paula Kuntz (redacao.vocesa@abril.com.br) 09/02/2010

Crédito: Tato Araújo

Para combater reuniões improdutivas, empresas como Pão de Açúcar, Colgate e KPMG estão contratando ou treinando mediadores de reunião. Com conhecimento específico em liderar discussões e técnicas de gestão do tempo, esse profissional é o responsável por evitar que as pessoas cheguem à reunião sem saber da pauta, por manter o foco do debate e por garantir que todos saiam do encontro com atividades definidas.
“Meu papel passa a ser gerenciar a discussão e levar os participantes a um consenso”, diz o engenheiro Cid Vianna, de 45 anos, supervisor- geral de manutenção da Atlas Schindler, fabricante de elevadores, que fez um treinamento de facilitador de reuniões. Algumas das técnicas utilizadas por esses maestros corporativos, apesar de óbvias, podem tornar suas conversas em equipe mais produtivas.  
! Os facilitadores usam um termo em francês, mis en place, roubado dos chefs de cozinha. Quer dizer: prepare e selecione todos os ingredientes e utensílios que serão usados na execução da tarefa. “Isso significa, planeje tudo antes do encontro ter início, como horário, duração, assunto e participantes”, diz Humberto Santos, especialista em conduzir reuniões, do Expro Group, fabricante de produtos usados na exploração de petróleo, cuja sede fica no Rio de Janeiro.

! Consulte os participantes, verifique suas necessidades e então estabeleça um tempo fixo, curto, para que cada um exponha suas ideias. Isso força as pessoas a serem objetivas e concisas, e evita a dispersão do grupo.

! Em vez de criticar, dizendo “isso não faz sentido”, prefira questionar, dizendo “gostaria que você esclarecesse essa ideia”.

! Se alguém estiver saindo do tema, não o corte. Agradeça a participação e explique gentilmente que não é o momento.

! Estimule os mais tímidos a expor seu ponto de vista, convidando-os a falar diretamente. E seja firme para controlar o entusiasmo dos mais falantes.

! Em vez de ser negativo, usando o “não”, prefira convencer, questionando “já pensou que podíamos ir por esse outro caminho?”. Dessa forma você mantém o tom propositivo do encontro.

! “Segure o impulso de rebater imediatamente. O facilitador precisa ter paciência para escutar os demais”, diz o consultor Rogério Schettino, de São Paulo, que fez um curso de facilitador para sobreviver às inúmeras reuniões semanais com clientes.

Por dentro de uma reunião

Transforme esse encontro em momento produtivo para vender ideias, alinhar projetos e entender o que o chefe espera de você

Renata Avediani (ravediani@abril.com.br) 11/05/2009

Crédito: ® Infográfico de Luciano Veronezi (ilustrador), Carolina Eitelberg (designer), Renata Avediani (repórter), Murilo Ohl (editor) e Luiz Iria (consultor)

Apresentador
Chegue preparadíssimo à reunião. Não fique apenas lendo os slides e os arquivos. Quando você domina o assunto e sabe a história que quer contar, diminuem as chances de perder o raciocínio com interrupções, problemas técnicos ou nervosismo.

Perguntas
Sempre que tiver dúvidas, pergunte. Não fique com vergonha de parecer incompetente. Isso assegura que todos saiam alinhados do encontro. Se for perguntar, levante a mão e espere que lhe deem ouvidos. Assim, você corta o início de conversas paralelas.

Celulares e smartphones
Falar ao telefone, trocar e-mails ou mandar torpedos pode dispersar e prejudicar a reunião. Só atenda se for urgente. Use o modo vibração.

Notebooks
Na Microsoft, há regras para reuniões. Uma delas diz que dá para usar laptops e celulares desde que em prol do encontro, como tomar nota, por exemplo. "Os próprios participantes chamam a atenção de quem foge à regra", diz Silvio Paciello, gerente de RH da empresa.

Postura desleixada
Parecer largado na cadeira pode demonstrar falta de interesse. Se você estiver entediado, saia e tome um café.

Conversas paralelas
Além de atrapalhar e desrespeitar o apresentador, fazem com que você se disperse e perca informações importantes.

Pauta na mesa
Crie uma pauta e a distribua. Isso ajuda a focar. “Todos ficam alinhados e facilita a tomada rápida de decisões”, diz Rodrigo Bertoncini, gerente de trade marketing e operações da Cadbury, fabricante de chicletes e balas, que envia pautas das reuniões com uma semana de antecedência.

Conferências
Nas conferências, seja ainda mais objetivo, já que não há contato visual, o que impede que você perceba quando o ouvinte está entediado ou não está entendendo o assunto. Além disso, a chance de distração com o computador ou com outras pessoas é maior quando não há olho no olho.

Vídeo, slides e afins
Eles ajudam a contar sua ideia. Estimule os sentidos dos ouvintes para mantê-los atentos e garantir que entendam a mensagem. “Uma apresentação objetiva e atraente faz uma ideia deslanchar”, diz Eduardo Cury Adas, sócio da Soap, especializada em apresentações corporativas.

Posição
Fique virado de frente para as pessoas. Olhe nos olhos. Falar olhando para o chão ou de costas para seus ouvintes pode parecer falta de respeito e vai prejudicar a atenção dos outros.v